Vaste vergaderruimte of een akoestische cabine? Welke keuze is het verstandigst?

Wanneer organisaties extra vergaderruimtes nodig hebben, staan ze vaak voor dezelfde keuze: investeren in een vaste vergaderruimte of kiezen voor een akoestische cabine. Beide oplossingen bieden een afgesloten ruimte om te overleggen, videobellen of geconcentreerd te werken. Toch verschillen ze aanzienlijk op het gebied van flexibiliteit, kosten, akoestiek en toekomstbestendigheid.

Jarenlang was een vaste vergaderruimte de vanzelfsprekende keuze. Tegenwoordig veranderen kantoren echter sneller dan ooit. Organisaties groeien, krimpen, werken hybride en passen hun kantoorindeling regelmatig aan. Daardoor wordt niet alleen gekeken naar de kosten van vandaag, maar vooral naa de vraag welke oplossing ook over vijf of tien jaar nog aansluit bij de organisatie.

In dit artikel vergelijken we beide oplossingen op de belangrijkste punten, zodat u een weloverwogen keuze kunt maken.

‍Wanneer kiest u voor een vaste vergaderruimte?

Een vaste vergaderruimte blijft een logische keuze wanneer een organisatie behoefte heeft aan een permanente ruimte voor grotere groepen, directievergaderingen, trainingen of presentaties.

Voor dagelijkse overlegmomenten, hybride vergaderingen, videogesprekken, één-op-één gesprekken, telefoongesprekken of belangrijke gesprekken die privacy vereisen blijkt een akoestische cabine echter vaak een flexibelere oplossing. Deze neemt minder ruimte in beslag, is sneller te realiseren en kan eenvoudig worden aangepast wanneer de kantoorindeling verandert.

Welke oplossing het beste past, hangt daarom niet alleen af van de beschikbare ruimte, maar vooral van de manier waarop uw organisatie werkt en hoeveel personen de ruimte doorgaans gebruiken.

Wat zijn de grootste verschillen tussen een vaste vergaderruimte en een akoestische cabine?

Op het eerste gezicht lijken een vaste vergaderruimte en een akoestische cabine hetzelfde doel te dienen: een rustige plek creëren om te overleggen. In de praktijk zijn de verschillen groter dan vaak wordt gedacht.

Een vaste vergaderruimte vraagt in veel gevallen om een bouwkundig traject. Afhankelijk van de situatie moeten systeem- of glaswanden worden geplaatst, elektra en databekabeling worden aangepast en ventilatie, verlichting en afwerking worden gerealiseerd. Vaak zijn hierbij meerdere partijen betrokken, zoals een aannemer, installateur en projectbegeleider. Dit brengt niet alleen extra kosten met zich mee, maar ook een langere doorlooptijden tijdelijke overlast op de werkvloer.

Een akoestische cabine is daarentegen een volledig afgewerkte oplossing. Ventilatie, verlichting, stroomvoorzieningen en akoestische voorzieningen zijn al geïntegreerd. Na plaatsing hoeft de cabine doorgaans alleen nog op een standaard stroomvoorziening te worden aangesloten aaneen stroompunt en is deze direct klaar voor gebruik.

Juist voor organisaties die snel extra overlegcapaciteit nodig hebben, maakt dit een groot verschil.

Een investering die meebeweegt met uw organisatie

De manier waarop kantoren worden ingericht verandert voortdurend. Steeds meer organisaties werken volgens het principe van Activity Based Working, waarbij medewerkers niet langer een vaste werkplek hebben, maar afhankelijk van hun werkzaamheden kiezen voor een focusplek, overlegruimte, belcel of vergaderplek.

In zo'n dynamische werkomgeving is flexibiliteit belangrijk. Een vaste vergaderruimte is onlosmakelijk verbonden met het gebouw waarin zij is gerealiseerd. Verandert de kantoorindeling, groeit een afdeling of verhuist de organisatie naar een andere locatie, dan blijft deze investering achter.

Een akoestische cabine biedt hierin een belangrijk voordeel. Veel professionele cabines zijn voorzien van geïntegreerde wielen, waardoor zijeenvoudig binnen het kantoor kunnen worden verplaatst. Ook bij een verhuizing kan de cabine worden meegenomen en opnieuw worden geplaatst. Hierdoor blijft de investering behouden en kan dezelfde cabine jarenlang worden ingezet, ook wanneer de organisatie verandert.

Voor organisaties die waarde hechten aan flexibiliteit en toekomstbestendigheid is dit vaak een belangrijk verschil.

‍De werkelijke kosten van een vaste vergaderruimte worden vaak onderschat

Bij de vergelijking tussen een vaste vergaderruimte en een akoestische cabine wordt vaak als eerste gekeken naar de aanschafprijs. Daarmee ontstaat echter geen volledig beeld van de totale investering.

Bij een vaste vergaderruimte komen naast de bouwkundige werkzaamheden regelmatig aanvullende kosten kijken, zoals:

• glaswanden en deuren;
• elektra en databekabeling;
• ventilatie of klimaatinstallaties;
• verlichting;
• vloer-, wand- en plafondafwerking;
• schilderwerk;
• projectbegeleiding;
• tijdelijke verstoring van de dagelijkse werkzaamheden.

Welke kosten daadwerkelijk van toepassing zijn, verschilt per project. Bij een akoestische cabine zijn veel van deze voorzieningen al geïntegreerd. Kijk daarom niet alleen naar de aanschafprijs, maar naar de totale investering over de levensduur.

Factoren zoals flexibiliteit, herbruikbaarheid, onderhoud en de mogelijkheid om een oplossing mee te verhuizen spelen hierbij een belangrijke rol. Dit wordt ook wel Total Cost of Ownership (TCO) genoemd.

Een oplossing die vandaag voordelig lijkt, hoeft op de lange termijn niet automatisch de meest economische keuze te zijn.

Akoestiek, spraakprivacy en geluidsisolatie

Een veelvoorkomend misverstand is dat een afgesloten vergaderruimte automatisch goede akoestische prestaties biedt. In werkelijkheid is een traditionele vergaderruimte in eerste instantie een bouwkundige ruimte. Zonder aanvullende akoestische voorzieningen kunnen galm, een verminderde spraakverstaanbaarheid en geluidsoverdracht naar de omgeving ontstaan.

Een kwalitatieve akoestische cabine wordt juist vanaf de ontwerpfase ontwikkeld om een comfortabele gespreksomgeving te creëren. De constructie, materialen, ventilatie en afwerking zijn specifiek afgestemd op het verminderen van storend geluid en het beperken van de verstaanbaarheid van gesprekken buiten de cabine.

Daarbij is het belangrijk om onderscheid te maken tussen akoestiek en geluiddichtheid. Een akoestische cabine is niet bedoeld om volledig geluiddicht te zijn, maar om spraak zodanig te dempen dat gesprekken buiten de cabine niet verstaanbaar zijn. Tegelijkertijd blijven belangrijke omgevingsgeluiden, zoals een brandalarm, wel hoorbaar voor de veiligheid. De mate van geluidsreductie verschilt per product en toepassing. Kijk daarom bij een vergelijking naar objectief gemeten prestaties en niet alleen naar de term “akoestisch”. Wilt u meer weten over waar u op moet letten bij het kiezen van de beste akoestische cabine? Lees ons kennisbank artikel!

‍

‍

Veel professionele cabines worden onafhankelijk getest volgens ISO 23351-1:2020, de enige internationale norm die op objectieve wijze de spraakreductie van akoestische cabines meet en daarmee betrouwbare, vergelijkbare testresultaten oplevert.

Voor gebruikers betekent dit een rustige ruimte waarin gesprekken prettig verlopen, terwijl collega's buiten de cabine minder worden afgeleid.

Comfort: ventilatie, verlichting en gebruik

Naast akoestiek is ook het comfort van een ruimte belangrijk. Of het nu gaat om een vaste vergaderruimte of een akoestische cabine: de ruimte moet prettig zijn om langere tijd in te werken of te vergaderen.

Bij een vaste vergaderruimte hangt het comfort sterk af van de bouwkundige keuzes, zoals ventilatie, verlichting, akoestische afwerking ende indeling van de ruimte. Zonder goede afstemming kan een vergaderruimte snel last krijgen van galm, onvoldoende luchtverversing of een minder prettige werkomgeving.

Akoestische cabines zijn daarentegen ontworpen als complete, geïntegreerde oplossing. Ventilatie, verlichting en akoestische materialen zijn standaard meegenomen in het ontwerp, zodat de ruimte direct geschikt is voor overleg, videobellen en geconcentreerd werken.

Ook het aantal personen speelt in beide gevallen een belangrijke rol. Een kleine cabine of compacte vergaderruimte voor één of twee personen heeft een andere toepassing dan een grotere vergaderruimte of vergadercabine voor meerdere personen.

De juiste keuze hangt daarom af van het gebruik: gaat het vooral om individuele telefoongesprekken en videomeetings, om gesprekken met twee tot vier personen, of om grotere vergaderingen met meerdere deelnemers?

Minder overlast en sneller operationeel

Een bouwkundige verbouwing heeft vrijwel altijd impact op de dagelijkse werkzaamheden. Denk aan stof, geluid, werkzaamheden van verschillende installateurs en een tijdelijke beperking van de beschikbare werkplekken. Afhankelijk van de omvang van het project kan een vergaderruimte pas na enkele weken of zelfs maanden in gebruik worden genomen.

Een akoestische cabine voorkomt deze overlast grotendeels. De cabine wordt als compleet product geleverd, gemonteerd en aangesloten op een standaard stroomvoorziening. In veel gevallen zijn meerdere akoestische ruimtes daardoor al binnen één werkdag klaar voor gebruik.

Voor organisaties die snel extra overlegcapaciteit nodig hebben of de dagelijkse werkzaamheden zo min mogelijk willen verstoren, is dit een belangrijk voordeel.

Waarom een akoestische cabine interessant is voor huurpanden

Veel organisaties huren hun kantoorruimte. Een bouwkundige vergaderruimte betekent in dat geval investeren in een pand dat uiteindelijk eigendom blijft van de verhuurder.

Daarnaast bevatten huurovereenkomsten regelmatig voorwaarden over bouwkundige aanpassingen en het herstellen van de oorspronkelijke situatie bij het beëindigen van de huur.

Een akoestische cabine biedt hierin meer flexibiliteit. Omdat de cabine geen permanente bouwkundige wijziging vormt, kan deze in veel gevallen eenvoudig worden meegenomen naar een volgende locatie. Daarmee blijft de investering behouden, ook wanneer de organisatie verhuist.

De belangrijkste verschillen

Conclusie

Een akoestische cabine is vooral interessant wanneer u op korte termijn extra overlegcapaciteit nodig heeft, regelmatig videogesprekken voert of behoefte heeft aan een rustige en vertrouwelijke plek in een open kantooromgeving. Ook wanneer uw organisatie in een huurpand zit, de kantoorindeling regelmatig verandert of flexibiliteit nodig heeft voor de toekomst, biedt een cabine duidelijke voordelen.

Een vaste vergaderruimte blijft daarentegen vooral geschikt wanneer u een permanente ruimte nodig heeft voor grotere groepen, presentaties, trainingen of een boardroom.

Zowel een vaste vergaderruimte als een akoestische cabine heeft dus een eigen toepassingsgebied. De juiste keuze hangt af van hoe uw organisatie werkt, hoeveel personen de ruimte gebruiken en welke mate van flexibiliteit, akoestiek en toekomstbestendigheid gewenst is.

Bij het maken van die afweging is het verstandig niet alleen naar de aanschafprijs te kijken, maar ook naar de totale levensduur van de investering, het gebruikscomfort en de mate waarin de oplossing kan meebewegen met veranderingen binnen de organisatie.

Twijfelt u welke oplossing het beste past bij uw kantoor? Onze specialisten denken graag met u mee en helpen u bij het maken van de juiste keuze.