Open kantoor: zo combineert u samenwerking met focus

Een open kantoor is niet meer weg te denken uit de moderne werkomgeving. Werkplekken in één ruimte samenbrengen maakt samenwerken eenvoudiger, medewerkers vinden elkaar sneller en de werkomgeving blijft flexibel.

Toch heeft een kantoortuin één belangrijke uitdaging: niet iedere taak vraagt om dezelfde mate van interactie. Een vertrouwelijk telefoongesprek of een geconcentreerde taak vraagt om meer rust dan een brainstorm of informeel overleg.

Een modern open kantoor draait daarom steeds minder om alléén open werkplekken en steeds meer om het bieden van verschillende werkplekken voor verschillende activiteiten en werkstijlen.

Waarom werkt een open kantoor niet altijd voor focus?

Open kantoren hebben duidelijke voordelen: ze maken contact laagdrempelig, ondersteunen samenwerking en zijn flexibel in te richten. Tegelijkertijd betekent een open indeling dat medewerkers voortdurend worden blootgesteld aan beweging en gesprekken.

Dat is niet voor iedereen op elk moment een probleem. Het wordt vooral lastig bij taken die langdurige concentratie vragen, zoals:

• schrijven en analysere
• financiële of juridische werkzaamheden;
• programmeren;
• rapportages maken;
• online meetings;
• klantgesprekken;
• vertrouwelijk werk.

De oplossing is niet per se om het hele kantoor stiller te maken. Vaak is het effectiever om naast de open werkvloer ook plekken te bieden die passen bij taken die om rust vragen: een focusruimte.

Wat is een focusruimte op kantoor?‍

Een focusruimte is een plek waar medewerkers zich tijdelijk kunnen terugtrekken voor werk waarbij concentratie, rust of privacy belangrijk zijn. Het is geen vervanging van een kantoortuin, maar een aanvulling erop: de ene medewerker werkt het beste in een open omgeving met collega's om zich heen, de ander heeft voor een belangrijk document of klantgesprek juist behoefte aan stilte.

Afhankelijk van de inrichting kan een focusruimte een afzonderlijke kamer zijn, een afgescheiden werkzone of een akoestische werkplek, speciaal ontwikkeld voor geconcentreerd werken in een dynamische kantooromgeving.

‍Wanneer heeft u een focusruimte nodig?‍

Een focusruimte is vooral interessant wanneer medewerkers regelmatig aangeven dat zij onvoldoende rust hebben om hun werk goed te doen. Herkenbare signalen:

• medewerkers werken structureel met een koptelefoon op
• concentratiewerk wordt vaker thuis gedaan dan op kantoor
• lege vergaderruimtes worden gebruikt als tijdelijke werkplek
• collega's storen elkaar omdat er geen plek is om te bellen
• online meetings zijn lastig te voeren op de werkvloer
• individueel werk wordt vaak onderbroken

Ook de manier waarop een kantoor wordt gebruikt speelt een rol. Bij hybride werken komen medewerkers bijvoorbeeld vaker naar kantoor voor overleg, samenwerking en ontmoetingen. Tegelijkertijd blijven er momenten waarop individueel en geconcentreerd werk nodig is. Een goede kantoorinrichting houdt daarom rekening met verschillende werkstijlen.

Open kantoor versus focusruimte: wat is beter?

De vraag is eigenlijk niet welke van de twee beter is. Een goed kantoor heeft beide nodig.

Een kantoortuin ondersteunt dus vooral activiteiten waarbij interactie belangrijk is. Een focusruimte ondersteunt activiteiten waarbij afleiding juist ongewenst is.

Door deze functies van elkaar te scheiden, ontstaat een kantoor waarin medewerkers gemakkelijker de juiste plek voor hun activiteitkunnen kiezen.

Hoe richt u een kantoor in voor focus én samenwerking?

Een goede kantoorinrichting begint niet met de vraag hoeveel cabines of werkplekken er nodig zijn. Begin met de vraag welke activiteiten binnen de organisatie plaatsvinden. Maak bijvoorbeeld onderscheid tussen:

Samenwerken‍

Voor brainstorms, korte overleggen en teamactiviteiten zijn open of semi-open plekken geschikt.

Individueel werken‍

Voor taken die concentratie vragen, zijn rustige werkplekken belangrijk.

Bellen en videobellen‍

Hiervoor zijn afgesloten plekken, zoals akoestische belcellen, vaak praktischer. Zo wordt de medewerker minder afgeleid en worden collega's niet onnodig gestoord.

Vertrouwelijk overleg‍

Voor gesprekken met privacygevoelige informatie is een afgesloten akoestische ruimte met een hoge akoestische demping zoals de Hushfree lijn logischer dan een open werkplek.

Door deze activiteiten vervolgens over de kantoorruimte te verdelen, ontstaat een natuurlijke zonering.

Een doordachte kantoorinrichting kan daarbij helpen. Wij kijken hierbij onder meer naar werkstijlen, looproutes, bezetting en de verhouding tussen stille en sociale zones.

→ Plan een vrijblijvend adviesgesprek

Welke soorten focusplekken zijn er?

Niet iedere focusplek hoeft hetzelfde te zijn. De juiste oplossing hangt af van de activiteit en de gewenste mate van afzondering.

Een rustige individuele werkplek

‍Voor medewerkers die vooral behoefte hebben aan minder visuele en auditieve afleiding kan een afgeschermde werkplek voldoende zijn zoals het Stand Up R zit-sta bureau met handmatige hoogteverstelling zonder elektriciteit.

Belcellen voor telefoongesprekken en korte videocalls

Akoestische belcellen zijn compacte cabines die speciaal zijn ontworpen voor korte, gerichte communicatie. Denk hierbij aan telefoongesprekken, korte videocalls of het snel overleggen met een klant of collega zonder de rest van de werkvloer te storen.

In een open kantoor zijn dit soort momenten vaak een bron van afleiding. Een belcel biedt dan een directe oplossing: een afgesloten, stille ruimte waar één persoon ongestoord kan bellen of deelnemen aan een online meeting. Hierdoor blijft de open werkvloer rustig en worden collega’s niet onnodig onderbroken.

Belcellen zijn ideaal voor organisaties waar veel ad-hoc communicatie plaatsvindt en waar medewerkers geen volledige vergaderruimtenodig hebben, maar wel privacy en akoestische rust.

Akoestische focuswerkplekken

Akoestische focuswerkplekken zijn ontwikkeld voor medewerkers die langere tijd geconcentreerd moeten werken binnen een dynamische kantooromgeving.

Deze werkplekken zijn goed geschikt voor hybride werken. Medewerkers die afwisselend thuis en op kantoor werken, hebben op kantoor vaak behoefte aan een plek waar zij zonder afleiding kunnen inzoomen op hun taken.

Daarnaast worden deze werkplekken ook veel gebruikt voor videocalls waarbij meer concentratie nodig is. In tegenstelling tot een belcel bieden focuswerkplekken meer ruimte en comfort voor langere werksessies.

Akoestische vergadercabines

Akoestische vergadercabines zijn ontworpen voor situaties waarin meerdere personen samenkomen en waar zowel privacy als akoestische controle belangrijk is. Ze worden gebruikt voor uiteenlopende toepassingen, zoals:

• 1-op-1 gesprekken die vertrouwelijk of gevoelig zijn
• team overleggen in een afgesloten setting
• presentaties of hybride meetings met externe deelnemers
• projectbesprekingen waarbij concentratie en rust nodig zijn

Door deze flexibiliteit passen ze goed binnen moderne open kantoorconcepten waarin ruimtes multifunctioneel worden ingezet en medewerkers zelf kiezen welke setting het beste past bij hun activiteit.

‍Hoeveel focusruimtes heeft een kantoor nodig?

Daar is geen universeel aantal voor. Het aantal benodigde focusplekken hangt af van de bezetting, het type werkzaamheden en de manier waarop medewerkers het kantoor gebruiken.

Een organisatie waarin medewerkers voornamelijk individueel werken, heeft bijvoorbeeld een andere verhouding nodig dan een organisatie waarin veel wordt samengewerkt en vergaderd.

Ook hybride werken speelt mee. Wanneer medewerkers niet iedere dag aanwezig zijn, verandert de bezetting gedurende de week. Het kan daarom interessanter zijn om verschillende soorten werkplekken flexibel te combineren dan om voor iedere medewerker een vaste focusplek te creëren.

Kijk daarom eerst naar het daadwerkelijke gebruik van het kantoor. Welke ruimtes worden nu het meest gebruikt? Waar ontstaan knelpunten? En welke activiteiten worden momenteel uitgevoerd op plekken die daar eigenlijk niet voor bedoeld zijn?

→ Plan een vrijblijvend adviesgesprek

Een goed kantoor geeft medewerkers keuze

Een medewerker werkt niet de hele dag op dezelfde manier. Het ene moment is samenwerking gewenst, daarna volgt een videocall en vervolgens is een uur geconcentreerd werk nodig.

Een kantoor dat alleen open werkplekken aanbiedt, ondersteunt niet iedere activiteit optimaal. Een kantoor met alleen afgesloten ruimtes verliest juist de voordelen van samenwerking en spontaniteit. Een focusruimte op kantoor vormt daarom vooral een aanvulling op het open kantoor. Door verschillende werkplekken te combineren, kunnen medewerkers zelf de omgeving kiezen die past bij hun activiteit. Dat maakt een kantoor niet alleen flexibeler, maar ook beter afgestemd op hybride werken, verschillende werkstijlen en persoonlijke voorkeuren.

Wilt u weten hoe u dit in uw kantoor kunt toepassen?

Plan een vrijblijvend adviesgesprek met een van onze akoestiek experts. We denken graag mee over de juiste balans tussen openwerkplekken en akoestische oplossingen.

Veelgestelde vragen

Is een open kantoor geschikt voor ieder type organisatie?

Niet iedere organisatie heeft dezelfde behoefte aan werkplekken. Een open kantoor werkt vooral goed wanneer samenwerking, communicatie en flexibiliteit belangrijk zijn. Organisaties met veel vertrouwelijk of geconcentreerd werk hebben daarnaast voldoende afgesloten of rustige werkplekken nodig.

Hoe zorgt u voor voldoende privacy in een open kantoor?

Privacy kan worden gecreëerd door verschillende soortenwerkplekken te combineren. Denk aan afgesloten ruimtes voor vertrouwelijke gesprekken, focusplekken voor individueel werk en open zones voor samenwerking. Zo hoeft niet iedere medewerker permanent in een afgesloten kantoor te werken.

Wat is activity based werken in een open kantoor?

Bij activity based werken is niet één vaste werkplek het uitgangspunt. Medewerkers kiezen een plek die aansluit bij de activiteit die ze op dat moment uitvoeren. Een kantoortuin kan daardoor verschillende zones bevatten voor bijvoorbeeld samenwerken, concentratie, overleg en informeel contact.

Hoe combineert u vaste en flexibele werkplekken in een open kantoor?

Dat kan door een deel van het kantoor in te richten met vaste werkplekken en daarnaast flexibele zones aan te bieden. Welke verhouding geschikt is, hangt onder andere af van de bezetting, het hybride werkbeleid ende werkzaamheden binnen de organisatie.

Kan een open kantoor ook geschikt zijn voor vertrouwelijk werk?

Ja, maar daarvoor zijn aanvullende werkplekken nodig. Vertrouwelijke gesprekken of werkzaamheden met gevoelige informatie kunnen beter plaatsvinden in een afgesloten ruimte of andere plek waar voldoende privacy beschikbaar is zoals een bureau met scheidingswanden.

Hoe maakt u een open kantoor toekomstbestendig?

Een toekomstbestendig kantoor is flexibel in te delen en ondersteunt verschillende manieren van werken. Door open werkplekken te combineren met focusplekken, overlegzones en flexibele oplossingen kan de kantooromgeving gemakkelijker worden aangepast wanneer teams, werkvormen of bezetting veranderen.